PASS|pm21 bietet
Alle PASS|pm21 - Funktionsbereiche sind einsetzbar auf Basis der angebotenen verfahrenseinheitlichen Verwaltungsfunktionen. Diese beinhalten alle Grundfunktionalitäten, die für den Einsatz von PASS|pm21 benötigt werden.
PASS|pm21 bietet die Möglichkeit zur Definition von Benutzerberechtigungen. Im Vorfeld können rollenbasierte Standardprofile definiert werden, die dann benutzerspezifisch modifizierbar sind. Diese Arbeitsweise ist transparent und damit weniger aufwändig als die herkömmliche Art, für jeden User einzeln alle Berechtigungen zu definieren. Hierfür bietet PASS|pm21 eine Funktion, mit der alle Änderungen an Vorgängen bzw. Daten nachweisbar sind.
PASS|pm21 bietet die Möglichkeit, behördenweit gültige Stammdaten und Parameter zu definieren, die auf PASS|pm21 – Funktionskreise zugreifen. Standardbeispiel hierfür sind die Lieferanten und Zahlungsempfänger, mit deren Stammdaten der Einkauf, der Liefereingang, die Eingangsrechnungsbearbeitung und das Haushaltsmanagement arbeitet. Die zentralen Stammdaten garantieren somit eine lösungsweite Datenkonsistenz und vermeiden verzichtbare Datenerfassungs – Aufwände.
Gerade in den von PASS|pm21 abgedeckten Funktionsbereichen Beschaffung und Rechnungswesen ist ein Nachweis von Datenänderungen aus Gründen der Revisionssicherheit wünschenswert. Deshalb bietet PASS|pm21 eine Vorgangsprotokollierung, mit der alle Änderungen an Vorgängen bzw. an Daten, die für einen Vorgang relevant sind, dokumentiert werden.
Behörden- bzw. Verwaltungsarbeit ist komplex, weil viele gesetzliche Vorgaben zu beachten sind. Die Beachtung von Zuständigkeiten und Kompetenzen ist ein wesentlicher Aspekt, der die einzelnen Bearbeitungssachverhalte oft zusätzlich noch verkompliziert. Der schnelle und unkomplizierte Rückgriff auf Informationen, Wissen, Präzedenzfälle kann dabei sehr hilfreich sein. PASS|pm21 bietet zur Lösung dieser Aufgabenstellungen den idealen Rahmen: Dokumente jeder Art können hier elektronisch verwaltet werden und leistungsfähige Suchalgorithmen legen relevante Fundstellen schnell und vollständig offen.
Mit PASS|pm21 arbeiten heißt, im Wesentlichen in einem geschlossenen System von Verwaltungsfachleuten zuarbeiten. Ein schneller und direkter Informationsaustausch hilft hier in vielen Arbeitssituationen entscheidend weiter. Hierfür bietet PASS|pm21 eine User-Message Funktion für die elektronische Kommunikation zwischen PASS|pm21 Usern an. Diese ermöglicht den unkomplizierten direkten Informationsaustausch in Kurzform und damit eine Konzentration auf das Wesentliche.
Aus Sicherheitsgründen wünschen PASS|pm21 - Kunden in aller Regel kein online - Software - Update. Auf der anderen Seite wird kundenseitig oft eine schnelle Update - Verfügbarkeit gewünscht, etwa bei Fehlerkorrekturen. Unsere Lösung ist, dass der Kunde das Update per E - Mail oder Download - Link erhält. Die Update - Installation kann die IT - technische Administration des Kunden mit Hilfe des zur Verfügung gestellten Installations- und Updatesassistenten schnell selbst vornehmen.
Der Funktionsbereich Rechnungswesen verfügt in allen hier aufgeführten Aufgabenbereichen über ein detailliertes Standardberichtswesen, eine Terminplanungs- und Wiedervorlagenfunktion, sowie eine Vorgangsdokumentation.
Außerdem bietet der Funktionsbereich die Möglichkeit zu einem Vorgang elektronische Dokumente (wie z. B. zahlungsbegründende Unterlagen) in einer Dokumentenablage abzulegen. Dort können sie bei Bearbeitung des Vorganges jederzeit eingesehen werden.
Mit dieser Schnittstelle können Behörden elektronische Rechnungenseingänge aus der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Ihre Leitweg - ID abrufen und elektronisch weiterverarbeiten.
PASS|pm21 erleichtert die Inventarverwaltung durch ein umfassendes Berichtswesen, z.B. durch eine Barcode-Lösung, die den Aufwand vorgeschriebener Inventuren und deren Vorbereitung erheblich verringert. Auch weitere unterstützende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Das Programm berücksichtigt dabei stets alle vorgegebenen Inventurverfahren.
Sie haben die Wahl, ob die Inventarisierung mit dem Waren- oder dem Rechnungseingang beginnt, es kann aber auch eine manuelle Erfassung erfolgen. Sollten Inventarumverteilungen anstehen, werden Sie auch hierbei effektiv von PASS|pm21 unterstützt, Ihr Inventar nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Auch eine Aussonderung und mögliche Verwertung wird durch das Programm vereinfacht.
Bei einer automatischen Inventarisierung bedarf es nur weniger Sekunden, um alle Vorgaben der VV-ReVuS zu erfüllen, Vermögensgegenstände anzulegen und diese (bei installierter Vermögensverwaltung) korrekt abzuschreiben.
PASS|pm21 ermöglicht es, das Behördenvermögen schnell zu ermitteln und nachzuweisen. Zudem kann der zukünftige Bedarf an Ersatzinvestitionen mithilfe der mittelfristigen Vermögensvorausschau abgeschätzt werden. Das Programm hilft dabei, Vermögen auszusondern und zu bewerten. Außerdem können die Werte auf Wunsch über eine Schnittstelle direkt an die Kosten- und Leistungsrechnung übergeben werden.
In der Beschaffung unterstützt PASS|pm21 Sie bei der Abwicklung jedes von Ihnen genutzten Vergabeverfahrens. Standardtexte für Ausschreibungen und alle benötigten Standardbriefe an ausscheidende Teilnehmer oder Gewinner werden aus den vorhandenen Daten automatisch erzeugt. PASS|pm21 hilft bei der Kontrolle von Fristen, der Prüfung von Angeboten und der Dokumentation des Vergabeverfahrens.
Unser Vertragsmanagement-System (VMS) bietet die übersichtliche Abbildung des gesamten Vertragslebenszyklus. Alle Verträge befinden sich zentral an einem Ort; sie sind jederzeit auffindbar und alle Abläufe sind lückenlos dokumentiert.
Begonnen wird mit dem Tag, nachdem der Vertrag rechtskräftig wird; ab Beginn der Leistungserbringung achtet PASS|pm21 für Sie auf die Einhaltung von Terminen, benachrichtigt Sie zu allen wichtigen Ereignissen und erinnert Sie an Kündigungsfristen, Optionstermine, Nachverhandlungen und vieles mehr. Der vollständige Vertragslebenszyklus wird vollständig dokumentiert.
Das Standardberichtssystem zu unserem Vertragsmanagement bietet eine große Bandbreite an Berichten. Wenn das Vertragsmanagement im Rahmen einer PASS|pm21-Installation mit den Modulen Beschaffung und Haushalt eingesetzt wird, werden die Verträge bereits im Rahmen der Beschaffung in das VMS integriert. Zudem werden die Daten aus dem Haushalt auf Wunsch automatisch übernommen.
Auch als Einzelinstallation nutzt das VMS das Rechtesystem von PASS|pm21, mit dem sehr fein gradiert die Zugriffe auf sensible Daten geregelt werden können. Die Rechte werden auf Ebene von Organisationseinheiten, sowie auf Nutzerebene verwaltet und durch zusätzliche Geheimhaltungsstufen abgerundet. Jeder Sachbearbeiter bekommt Zugriff auf genau die Daten, die er bearbeiten darf.
PASS|pm21 ist als Standard – Software konzipiert . Ein möglichst vollständiges und einheitliches Software-Angebot soll das Ziel sein. Aus diesem Grund lassen sich die Funktionsbereiche durch optionale Funktionen erweitern, die zusätzliche Aufgabenbereiche der Verwaltungsabteilung unterstützen.
Elektronische Bedarfsanforderung
Über das Intranet unterstützt die elektronische Bedarfsanforderung die Erfassung von Bedarfsanforderungen durch den Bedarfsanmelder. Sie verfügt über eine Mitzeichnungsfunktion für alle Geschäftsprozessbeteiligten (z.B. Titelverwalter, Verwaltungsleiter etc.) bis hin zur endgültigen Genehmigung. Eine XML - Schnittstelle ermöglicht die Eröffnung eines Beschaffungsvorganges im Einkauf ohne erneute Dateneingabe.
Lager und Materialwirtschaft
Abbildung Lagerlayout und Lagerorganisation
– Lagerzugänge
– Materialausgabe
– Materialbestandsführung Verbrauchs- und Reparaturmaterial einschl. Inventarreserven
– Mindestbestände
– Lagerinventur
– Lagerbestandsbewertung und –fortschreibung
– Material- und Lageranalysen
- Barcode Lager
Barcode Inventur
Ein kennzeichnendes Merkmal für Inventarisierungslösungen ist ein außerordentlich hohes Informationsvolumen, das Veränderungen und ständigen Ergänzungen unterliegt. Der Einsatz automatisierter Datenerfassungsverfahren ist nahezu zwingend, um diese Systeme tagesaktuell zu halten.
Barcodelösungen sind hier das Mittel der Wahl: Aus diesem Grunde bietet PASS|pm21 eine entsprechende Barcodelösung an, die mit handelsüblichen Barcodescannern betrieben werden kann.
Drittmittelverwaltung
Sonderbuchhaltung für Drittmittelprojekte
- Datenschnittstellen zum Einkauf und zum Haushaltsmanagement - projektbezogene Finanzplanung von Soll/Ist
- Projektdokumentation
- Projektabrechnung.
- Auch als Stand - Alone - Lösung einsetzbar.
Abrechnungs- und Gebührensystem
Leistungsabrechnungen der Behörde an Dritte: Auf Gebührenbasis als Gebührenbescheid
– leistungsspezifiziert auf Basis von Selbstkostensätzen als Kostenbescheide oder als Ausgangsrechnungen
- verwaltbare Textbausteine
- spezifische Formularbearbeitung und Ausgabespezifikationen möglich
- Preisdateien führbar
– elektronische Rechnungsstelle als UBL-Format möglich.
Leistungs- und Kostenrechnung
Zeiterfassung, Zeitaufschreibung
Für die in der Leistungs- und Kostenrechnung angebotenen Umlage- und Kalkulationsverfahren, sowie für die Personalkostenberechnungen, steht eine ergänzende Zeiterfassungs- bzw. Zeitaufschreibungsfunktionalität zur Verfügung.
Tools geben dem Anwender die Möglichkeit, unter Anderem Aufgaben des Reporting schnell und flexibel zu erledigen und eigene Formulare zu entwerfen.
Mit diesem Tool können Anwender schnell individuelle Reports erstellen. Diese können sowohl als Daten an ein Office Produkt übergeben werden oder als PDF-Datei ausgegeben werden.
Formulare sind ein in Verwaltungen häufig genutztes Arbeitshilfsmittel. Gut gestaltete Formulare helfen bei der Informationsabfrage/-aufnahme. Sie garantieren Vollständigkeit und erleichtern die Informationsauswertung. Das Elektronische Formularwesen unterstützt beim Formulardesign, bei der Formularbearbeitung sowie bei der Verwaltung.
Externe standardisierte Schnittstellen komplettieren das Angebot und ermöglichen so die Kommunikation zu Fremdsystemen.
Das Haushaltsmanagementsystem von PASS|pm21 besitzt eine Standard-Importschnittstelle für Haushaltsbuchungen aus Fremdsystemen, darunter auch z. B. ein Reisekostenbuchungssystem. Dadurch kann PASS|pm21 als führendes Haushaltsmanagementsystem genutzt werden, in dem alle Haushaltsbuchungen geführt und per F15Z - Schnittstelle an das Kassenwesen des Bundes weitergeleitet werden können.
PASS|pm21 bedient Import - Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen bzw. Vorgangbearbeitungssystemen, so dass in PASS|pm21 erzeugte Dokumente, wie z.B: eine Kassenanordnung oder ein Bestellformular, direkt an andere Systeme übergeben werden können.
PASS|pm21, bietet in der Leistungs - und Kostenrechnung eine Standard - Importschnittstelle zur Übernahme von Zeiterfassungs- bzw. Zeitaufschreibungsdaten aus Fremdsystemen an. Auf Basis dieser Daten können dann Umlageverfahren z.B. für eine Produktumlage oder Personalkostenberechnungen, durchgeführt werden.
